Üretim Planlama nedir? Nasıl yapılır?

Zamanında teslim edilmeyen ürünler, buna bağlı müşteri şikayetleri, müşteri şikayetlerinden doğan kalite maliyetleri, zamanında gönderilse kabul edilir bir maliyetle gönderilecek olan ürünlerin zamanında gönderilmediği için oluşturduğu pahalı navlunlar (=premium fright), elde fazla stok bulundurma nedeniyle yer darlığı ve karmaşa, yine fazla stok nedeniyle oluşan stok maliyetleri, zamanında hammaddesi veya yarı mamulü önüne gelmediği için boş bekleyen hat veya operatör nedeniyle oluşan verimsizlik ve dolayısı ile fazla maliyetler, yarı mamulün hammaddenin geç gelmesi nedeniyle işi yetiştirmek için yaşanan kaos, stres, amiriniz veya patronunuz tarafından yapılan baskı (ve dolayısı ile motivasyon ve yakın gelecekte iş kaybı) ve yapılan fazla mesailer aklımıza ne getiriyor?

Cevap : Üretim Planlama(ma)

Üretimi planlayabilirsek yukarıda saydığımız olumsuzluklar olmayacak veya göz ardı edilebilir bir şekilde olacaktır.

Planlama kelimesine baktığımızda sözlük anlamı nedir pek umurumda değil ama bana göre yapılması gereken bir işin gelecekte nasıl yapılacağına dair gerçekçi bir hayal kurmaktır.

Hayal kuruyorsunuz çünkü yaptığınız planın %100 gerçekleşeceğine dair somut bir şey yok. Bu hayal gerçekçi çünkü verilere dayalı bir plan yaptığınız için hayalinizdeki gibi oluşma olasılığı çok yüksek.

Peki nasıl üretim planlama yapabiliriz?

Diyelim ki tek bir ürününüz var ve bu A ürününden saatte 10 tane üretiyorsunuz.

Her bir A ürünü için 2 kg 25 mm çelik çubuk ve 10 tane vida kullanıyorsunuz.

Elinizde hazır stok olarak 5000 vida ve 2000 kg çelik çubuk var.

İşçilerinizde her an bu üretiminizi yapabilecek kapasite de var. Bu ürünü işleyeceğiniz makine de müsait. Herhangi bir planlanan enerji kesintisi söz konusu değil.

Çok güzel bu durumda;

Müşteriniz 300 adet A ürününden istediği zaman siz bu siparişi hemen

Saatte 10 tane üretiyorsam 30 saatte verebilirim diyerek planlayıp müşteriye sipariş çekildikten 4 gün sonra ürünü sevk ederim deyip planlama yapabilirsiniz.

Tabi bu şekilde planlamanın çok kolay olduğunu ve böyle kolay bir planlama yapılabilmesi için elinizde devamlı stok tutmanız gerektiğini, az sayıda çeşit ürün kabiliyetinizin olmasını kabul etmiş oluyoruz ki gerçek hayat bu kadar tatlı değil.

Çok fazla ürün olduğu zaman ve ürünlerden her biri için bir çok değişik hammadde ve yarı mamul kullanmak gerektiği, işçi, makine gibi kaynakların sınırlı olduğu doğal bir çalışma ortamında bu hesaplamaları ERP yapar diyeceğim ama maalesef ERP’si, MRP’si olan bir çok şirkette daha sonra söyleyeceğim nedenlerden dolayı sondaki Planlama kısmı her üretim planlamadaki çilekeş arkadaşların üzerine kalır. Bu durumda da herşeye yetişmesi mümkün olmayan bir çok durumda da pragmatik karar veren, pragmatik kararlar verildiğinden dolayı da yapılan işlerin one man show denilecek tarzda bir kişiye bağlı olduğu sistemsizlikler ortaya çıkar.

Üretim planlamanın içerisinde tedarik vardır (satın alma ile ilişkiler). Tedarik ettiğiniz ürünün ne zaman sevk edileceği, ne kadar geleceği, yolda ne kadar zaman geçireceği üretim planlamayı ilgilendirir. Üretim planlamanın içerisinde stok yönetimi vardır. Stokta hangi hammadde ve yarı mamulden ne kadar vardır. Elimizdekiler ne zamana kadar yetebilir. Ne zaman yeniden sipariş vermek gerekir gibi konular üretim planlamayı ilgilendirir.

Üretim planlama içerisinde kapasite belirleme ve kapasite yönetimi vardır. Hangi makine ne kadar süre ile çalışır, makine ayar süresi ne kadar zaman tutar. Bu makinede ürünün işlenme süresi nedir gibi konular planlamayı ilgilendirir.

Üretim planlama içerisinde personel yönetimi vardır. Kim ne zaman yıllık izine çıkacaktır. Bu kişi izine çıktığı zaman üretimin devam etmesi için yerine kim bakacaktır gibi konular üretim planlamayı ilgilendirir.

Üretim planlama içerisinde sevkiyat yönetimi vardır. Ürünü hangi yolla sevk edilecek, ne kadar zamanda müşteri eline geçecek gibi konular yine üretim planlamayı ilgilendirir.

Tabi ki büyük şirketlerde yukarıda Üretim Planlamanın içerisinde saydığımız konular için farklı organizasyonel birimler vardır. Olmalıdır da. Ancak bu birimlerin olması bu konuların Üretim Planlamadan bağımsız çalışması anlamına gelmez. Üretim Planlamanın sağlıklı işleyebilmesi için bütün bu görevler Üretim Planlama ile koordineli bir şekilde işlemelidir.

ERP veya MRP yazılımları ile çözülmesi gereken planlama işlerinin, bir çok şirkette ERP veya MRP yazılımı olmasına rağmen halen düzgün bir şekilde işlememesinin nedeni;

Öncelikle ürün reçetelerinin sisteme düzgün bir şekilde girilmemesi veya zamanında güncellenmemesidir. Daha sonra stok yönetiminin ERP içerisinde veri girişlerinin düzgün yapılmamasından (stok hammadde ve yarı mamullerin girişleri genelde düzgün olarak yapılır ancak üretime çıkışlar kontrollü olmaz bu nedenle stoklar var gözükür ama yoktur, yokluğu üretime istenince anlaşılır)

Ayrıca ERP’de stok hareketleri eğilim (trend) analizlerinin yapılıp hammadde ve yarı mamul temini için öngörülü (=proaktif) sipariş çıkartılması yapılmadığından ERP’nin stoklar açısından düzgün beslenmemesi de planlama açısından problem oluşturur.

Bu nedenle de çoğu ERP’si olan şirkette ERP’nin son harfi olan Planlama kısmı çalışmaz.

Tabi bu konuda yine patronları suçlayacağız (Her zamanki gibi )

Neden?

Nedeni şu; genel olarak baktığımızda ERP’ye onca para verildikten sonra ayrıca ERP’yi satan şirketten yine günlük 700 Euro gibi ücretlere günlerce danışmanlık hizmeti aldıktan sonra patron tarafından ERP’nin çalışıp planlama yaptığı düşünülür ve asıl nokta kaçırılır; düzgün veri girişinin sürekli sağlanması konusu.

Bunu patrona anlatmak da zordur çünkü X kuşağı patronları elemanlarını fiziksel işin başında görmek ister ve bilgisayar bir angaryadır (kimse kusura bakmasın).

Şimdi yine stok analizlerine gelelim;

Üretimde kullandığınız bütün hammaddeleri ve yarı mamulleri şirketinize yığabilir ve ihtiyaç oldukça kullanabilirsiniz ancak bu stok için çok fazla para yatırmak, stok çevrim süresi yüksek olduğu için finansman kaybına uğramak, stokta bekleyen malzemelerden fire kaybını göze almak, çok fazla stok alanı dolayısı ile fazla bina yatırımı, alan ve stok büyük olduğu için daha fazla eleman maliyetleri vs. vs. gibi sorunlarla karşı karşıya geleceğiniz için olmaması gereken bir davranış şekli olduğu açıktır.

Üretimin aksamadan devam etmesi için hammadde ve yarı mamullerin zamanında üretimde olması gerekir.

Bunun en güzel şekli, JIT (Tam zamanında) sistemidir. Yani stok tutmayıp üretimin tam ihtiyacı olduğu anda hammadde ve yarı mamulün şirkete gelmesidir. Ancak çok iyi organize olmuş bir kaç büyük şirket haricinde bunu uygulayabilen pek fazla iş yeri yok maalesef. Dolayısı ile JIT’i geçelim.

Bir sonraki iyi şekil stokları ihtiyaca yetecek kadar tutmaktır ki püf noktası ihtiyaç ne kadar sorusudur.

Bunu tespit etmek için her bir hammadde ve yarı mamul tek tek ele alınır ve öncelikle şu soruya cevap verilmelidir; ben bu malzemeyi sipariş ettiğimde benim elime ulaşıncaya kadar geçecek güvenli süre nedir?

Diyelim ki siz siparişinizi verdikten sonra bu hammadde / yarı mamul en geç 10 gün içerisinde şirketinize geliyor. Bu güvenli tedarik süresidir.

Daha sonra sizin belirleyeceğiniz güven aralığına göre son bir yıl veya son 3 yıl gibi bir aralıkta söz konusu hammadde / yarı mamul için stoktan üretime çıkış adetlerini inceleyin ve aylar itibariyle en çok, en az ve ortalama kullanım miktarlarını belirleyin.

A hammaddesinden ortalama olarak ayda 300 adet kullanılıyorsa ve ben bunu 10 günde temin edebiliyorsam temin süresince 100 adet hammaddeye ihtiyacım olacak demektir. Bunu ben elimde tutmam gereken en az stok olarak alıp ERP programına işleyebilir ve daha sonra da ERP’de 100 adetlik stok kaldığında beni sipariş açtırmak için uyarması veya otomatik sipariş açması için prosedür/ trigger/yordam veya betik (adına ne derseniz) oluşturabilirim. Bunu bütün hammadde ve yarı mamuller için yapacak olursam;

• öncelikle elimde tutmam gereken en az stoğu tutarım yer kazancı sağlarım,
• sonra elimde en az stoğu tuttuğum için stokta olabilecek en az paramı tutmuş olurum (sermayeyi koruyorum) ve stok çevrim süresini düşürmüş olurum.
• sonra da devamlı elimde her hammaddeden temin edinceye kadar yetecek miktar olduğu için üretime hammadde vermek konusunda sıkıntı çekmem,

Bunları yaparken mevsimsel veya konjonktürel (belli değişkenlere bağlı değişen) değişimleri göz önünde tutmak gerektiği açıktır.

Ayrıca eğer her bir hammadde için maksimum aylık kullanımları da bilirsem bu bağlamda elimde bulunan atık stokları belirlemiş olurum ve bir an önce bunları elden çıkartıp paraya dönüştürmek için gerekli faaliyetleri yaparım.

Kaynak : Adnan KARAER – https://www.yonetimdersleri.com/hakkimda/